Gremieninformationssysteme sind gut, um zu erfahren, was in den jeweiligen Gebieten politisch debattiert wird. Und vor allem, um zu erfahren, was vor der eigenen Haustür passiert. Wenn ich mir das Hamburger ALLRIS allerdings anschaue, dann wird mir Angst und Bange. Und ich habe den latenten Eindruck, dass die Leute sich in der Verwaltung mehr Aufwand aufbürsten, als wirklich sein müsste.

Zu den Vorbemerkungen: Ich hatte in Berlin ein Mandat in Treptow-Köpenick. Und ich war einige Jahre beim Hersteller des Systems beschäftigt. Ich habe effiziente Verwaltungen kennengelernt. Und solche mit Faible für Mehraufwand. In Berlin gibt es einige Sonderbarkeiten, die aber vermutlich dem geschuldet sind, weil das System schon seit dem letzten Jahrtausend genutzt wird und manche Funktionen möglicherweise damals noch nicht gab und man herumgebaut hat. Hamburg hat das System 2014 eingeführt – und dafür wird es erschreckend schlecht genutzt.

Vorlage

Zentrales Element dieser Systeme ist die Vorlage, der Lebenslauf eines Sachverhaltes. In Hamburg (aber auch in Berlin) nennt man das steinzeitlich noch Drucksache. Im Optimalfall hat man alles zu einem Vorgang auf einer Seite:

• Was ist der Beschlussgegenstand?
• Warum ist der Beschluss nötig?
• Wann und wo wurde er wie beraten?
• Wie ist das Ergebnis?
• Und was wurde daraus?

In Berlin ist das beispielsweise so, hier ein Beispiel zu einem meiner Anträge

• Ich forderte Busspuren auf der Elsenbrücke
• Weil zwei Linien da drauf fahren – und eine Zunahme an Kfz-Verkehr erwartet wird
• Von der BVV in einen Ausschuss überwiesen, Ausschuss stimmt zu, zurück zur BVV: Angenommen.
• Angenommen
• Jahre später gibt es Zwischen- und Endbericht: Die Brücke hat Betonkrebs, wurde abgerissen, derzeit alles ein wenig ungewiss.

Die Besonderheit von Berlin ist, dass man die Vorlagen ständig während ihres Lebenslaufes anpasst (was unnötig ist) – und die Zwischenstände jeweils als Anlagen beifügt (was dann nötig ist)

Ein Antrag oder eine Beschlussvorlage hat in der Regel zwei Bausteine: der zu beschließende Text – und eine Begründung bzw. Darstellung des Sachverhaltes. Teilweise gibt es auch Bausteine für finanzielle Auswirkungen, Rechtsgrundlagen oder irgendwelche weiteren Aspekte.

Der Beschlussvorschlag sollte an erster Stelle stehen. Aus eigener Mandatszeit weiß ich, wie sinnvoll das ist: Ist mir der Beschlussvorschlag klar, lese ich den Rest nicht weiter. Wozu? Das ist effiziente Gremienarbeit. Und das schärft auch den Blick, zu beschreiben, was man eigentlich fordert oder beabsichtigt: der Beschluss muss für sich stehen!

Nun nehmen wir eine Vorlage einer Zuwendung aus Hamburg. Aus dem Beschluss ergibt sich nicht, wer hier Geld bekommen sollen:

Das Projekt entspricht den Anforderungen der Globalrichtlinie Stadtteilkultur und ist somit förderfähig. Eine Zuwendung in Höhe von 500,00 € im Rahmen einer Fehlbedarfsfinanzierung erscheint angemessen. Der Ausschuss wird um Entscheidung gebeten.

Ich muss erst den Sachverhalt überfliegen. Ein sinniger Beschluss wäre:

Person A soll B € für die Durchführung der Veranstaltung C aus dem Budget D bekommen.

Und das, was da oben steht, ist dann eine kurze und prägnante Begründung.

Und wenn man das Gremieninformationssystem richtig nutzt, dann wandert dieser Beschlussvorschlag automatisch ins Protokoll an der richtigen Stelle (dann muss man nur noch bei Änderungen eingreifen), es kann dann ein Beschlussbuch erstellt werden (Liste aller Beschlüsse zu einer Sitzung oder einer Zeiteinheit, das passende Modul ist in Hamburg deaktiviert) und die Verwaltung kann mittels Beschlussverfolgung diesen Beschluss nehmen und bestenfalls digital dem zuständigen Fachpersonal zur Umsetzung auf den Tisch legen, bekommt von da die Rückmeldung, die dann zum Beschlussauszug beigefügt wird. (Wenn man sehen will, wie das richtig gut umgesetzt wurde: Hier ein Antrag aus der Hansestadt Rostock inklusive Rückmeldung zur Umsetzung)

Und dann braucht es auch keine dedizierten Beschlussvorlagen zum Umsetzungsstand, sondern das können sich Mandatsträger und Öffentlichkeit jederzeit selbst anschauen. (Filter: Nicht erledigt).

Vorlage-Arten

Gremieninformationssysteme unterscheiden zwischen verschiedenen Vorlage-Arten. In der Regel ergben sich diese aus unterschiedlichen Aspekten in der Geschäftsordnung. Und daraus können auch unterschiedliche interne Abläufe verwendet werden.

Standardgemäß gibt es:

• Beschlussvorlage
• Informationsvorlage
• Personalvorlage (Das macht in Berlin oder Hamburg keinen Sinn, wichtig für Berechtigungen)
• Antrag
• Anfrage

Sinnig ist die weitere Unterteilung, bspw. wenn in der Geschäftsordnung verschiedene Anfragearten (Kleine/Große) geregelt sind. Oder auch den besonderen Tatbestand eines Dringlichen Antrages (dann könnte die Dringlichkeit gesondert begründet werden – diese Funktion ist im alten Allris aber so nicht vorgesehen).

In Hamburg unterscheidet man zwischen einem Antrag, einen gemeinsamen Antrag und einem interfraktionellen Antrag. Ich habe keine Ahnung, wo die Unterschiede sein sollen. Aus Gesetz und GO ergibt sich das nicht.

Beratungsfolge

Wenn eine Vorlage zur Beschlussfassung erstellt wird, ist in der Regel durch Gesetze, Geschäftsordnung oder Plenumsbeschluss geregelt, wie und in welcher Folge beraten wird. In Allris nennt sich das “Beratungsfolge”. Und über die verschiedenen Gremien kann man dann erkennen, was passiert ist. Dann sehe ich in einem Folgegremium, ob das erste Gremium der Beschlussfassung gefolgt ist oder nicht.

Nehmen wir den Bebauungsplan 75 aus dem Jahr 2022. Hier gab es die Bürgerbeteiligung und eine öffentliche Anhörung. Und das sollen die Mandatsträger zur Kenntnis nehmen. Die Vorlage hat also den Beschlussgegenstand:

Der Stadtentwicklungsausschuss nimmt Kenntnis.

Ob nun eine Kenntnisnahme beschlusswürdig ist oder nicht, sei dahin gestellt (Was passiert, wenn sie das ablehnen?). In jedem Fall wird der, der diesen Beschluss liest, nicht wissen, was hier zur Kenntnis genommen wurde.

Liest man nur diesen Sachverhalt auf dieser Seite, könnte man meinen, alles ist fein. Die haben alle abgenickt. Aber eigentlich haben die es nicht zur Kenntnis genommen, sondern sie haben interveniert. Sie haben einen Ausschuss- bzw. Änderungsantrag gestellt. Sie haben der Verwaltung aufgebegeben, dass sie den Plan ändern soll:

Alle Straßenbäume im Mexikoring sind zu erhalten.

Das ist aber nicht als Beschluss oder Ergebnis dokumentiert, sondern irgendwie im Fließtext des Wortprotokolls. Und daraus wurde nun eine neue Vorlage zur Beschlussfassung für den Hauptausschuss. Von der erfährt man aber nur, wenn man explizit danach sucht (z.B. über die Bebauungsplannummer). Bei neueren Vorgängen kommt man nun auf die Idee, mit Ergänzungsvorlagen zu arbeiten (die haben zwar eigentlich ein anderes Ziel, wie der Name sagt eine Ergänzung, können aber für solches ineffizientes Vorgehen umgebogen werden). Jedenfalls soll der nun zufällende Beschluss lauten:

Der Hauptausschuss folgt der Beschlussempfehlung.

Alter. Das sind keine Beschlussvorschläge. Selbst die Erwähnung im Sachverhalt (“Alle Straßenbäume im Mexikoring sind zu erhalten”) ist kein wirklicher Beschluss. Ist man denn nicht in der Lage etwas hinzuschreiben wie:

Das Bebauungsplanverfahren Winterhude-75 ist so zu ändern, dass alle Straßenbäume im Mexikoring erhalten bleiben.

Zuständigkeit

Bleiben wir bei den Bäumen im Mexikoring. Der Hauptausschuss hat also entschieden. Aber war es das nun? Gewöhnlich entscheidet das Plenum abschließend. Nach §18 Abs. 12 Geschäftsordnung landen Ausschussanträge beim Hauptausschuss, der ersetzend zum Plenum entscheiden darf – sofern kein Mitglied der Bezirksversammlung widerspricht. Aber genau dieser Fakt wird nicht abgebildet: dazu gibt es Merkmal Zuständigkeit in der Beratungsfolge. Da steht dann drin, ob das Gremium nur eine Stellungnahme/Empfehlung abgibt – oder den Beschluss erwirkt. Und diese Funktion ist Standard in solchen Systemen, wird nur in Hamburg nicht verwendet.

Oben am Beispiel mit den Busspuren auf der Elsenbrücke konnte man das eben sehr gut nachvollziehen: das Plenum trägt die Entscheidungskompetenz, der Ausschuss spricht eine Empfehlung aus.

Flutung mit unnötigen Vorlagen und GO-Vorgängen

Die Hamburger Ratsinformationssysteme werden mit unzähligen Vorlagen geflutet, die reine GO-Vorgänge sind, also keine politischen Fragen enthalten.

Dazu zählen z.B. wenn Fraktion ihre Ausschussmitglieder auswechseln. Und dann bitten alle um Kenntnisnahme und Zustimmung – und darüber stimmen die (laut Protokoll) auch wirklich ab. Gewöhnlich wird am Anfang der Legislatur über Ausschüsse, Größe und Sitzverteilung entschieden, sofern es nicht Kraft Gesetz oder Geschäftsordnung bereits geregelt ist. Und dann ist es Sache der Fraktionen, diese zu besetzen. Ich wüsste nicht, warum man hier Vorlagen braucht, noch dazu einen TOP im Plenum. Vor allem: was sollen die anderen tun?

(Es sei angemerkt, dass die Vertretungsregelung in den Ausschüssen allerdings kompliziert ist, da einerseits die Poolvertretung zwischen den Abgeordneten gilt, andererseits Einwohner an deren Stelle entsandt werden können und es da auch auch feste Vertreter geben kann. Da es hierfür – anders als für die Berliner Bürgerdeputierten – keine Wahlhandlung ist, braucht es diesen Schritt nicht)

Noch krasser ist es, wenn eine Fraktion einen neuen Fraktionsvorstand gewählt hat. Das mag alles gut und richtig sein, aber auch hier soll nun das Plenum darüber entscheiden, ob die Grünen richtig gewählt haben. Für solche Banalitäten, wer am Ende des Tages die Funktionszulage erhält, sollte eine formlose Mitteilung der Fraktion an das Gremienbüro ausreichen.

Oder Referenteneinladungen, also wenn ein Fachausschuss eine bestimmte kompetente Person einladen möchte. Normalerweise bespricht man das im Ausschuss, hält das im Protokoll fest und dann hat der Ausschussvorsitz die Aufgabe, das zu koordinieren. Hier wurde einer für Digitalisierung eingeladen. Da stimmt also erst der Fachausschuss und anschließend der Hauptausschuss über diesen Geschäftsordnungsvorgang ab.

Mit solchen Quatsch bläht man das System nur unnötig auf – und damit gehen die eigentlich wichtigen Punkte unter.

Was fehlt

Was dagegen sinnvoll erscheint, wird nicht praktiziert, bspw:

• Wann tagen Fraktionen? (Sitzungen der Fraktionen gehören ins Ratsinfo)
• Fotos der Mandatsträger (Die Funktion ist sogar aktiviert, nur ungenutzt)